Die Warenwirtschaft (Wawi), kurz erklärt, ist der wirtschaftliche Umgang mit materiellen Gütern. In der Warenwirtschaft werden alle Güterbewegungen verwaltet, geplant und gesteuert. Diese finden sowohl innerhalb des Unternehmens als auch zwischen dem Unternehmen und Kunden, Lieferanten oder Zweigstellen statt. Aufgabe der Warenwirtschaft ist also die Organisation der Bereiche Wareneingang, -ausgang, -vertrieb, -einkauf, -bestand und -lagerung im Unternehmen.

Warenwirtschaftssystem für onlineshop (WWS) sind Software, die zur Organisation der Warenwirtschaft eingesetzt werden und sie beziehen sich gleich auf die oben genannten Bereiche, vor Allem die Verkauf-, Kauf- und Lagerbereiche. Der Verkaufsbereich erstellt mithilfe des Warenwirtschaftssystems das Angebot, den Auftrag, dann den Lieferschein und schließlich die Rechnung. Dabei gibt es erweiterte Funktionen und das Ziel ist einen validen Kaufvertrag zu schließen. Der Einkaufsbereich braucht die Funktionen des Warenwirtschaftssystem zur Bedarfsermittlung, sowie für die Bestellung. Mit den Daten kann man automatische Bestellvorschläge angezeigt bekommen. Zum Schluss helfen WWS bei der Lagerhaltung, indem die unternehmensinterne Bestandsführung überwacht werden.

Was sind die Ziele des warenwirtschaftssystem für onlineshop?

Die Warenwirtschaft verfolgt drei Ziele: 

  • Materielle Liquidität. Ein wichtiges Ziel der Warenwirtschaft ist die materielle Liquidität des Unternehmens. Einfach gesagt bedeutet das, dass immer das richtige Produkt, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Menge, und in der richtigen Qualität, mit der benötigten Information, zu einen möglichst geringen Preis zur Verfügung stehen soll. Durch eine effektive Organisation kann man die Kosten möglichst gering halten.
  • Optimierung der Lagerhaltung. Um die Lagerhaltung zu optimieren sollten immer die notwendigen Waren und Vorräte vorhanden sein, aber gleichzeitig wäre gut das Umlaufvermögen im Lager so gering wie möglich zu halten. Auf diese Art und Weise kann man die Warenströme analysieren und die Optimierungsmöglichkeiten bzw. mögliche Kostenersparnisse identifizieren. 
  • Nachhaltigkeit. Letztendlich ist die Nachhaltigkeit wichtig nicht nur aus ethischen Gründen, sondern wegen der Regulationen, die beständig verschärft werden. Es ist natürlich immer gut für Unternehmen ein umweltfreundliches Image zu haben.

Wann sollte man ein Warenwirtschaftssystem einsetzen

Wie wir gesehen haben, benötigt man für die wichtigen Kernaufgaben rund um die Beschaffung, die Lagerung und den Absatz von Waren leistungsfähige, IT-basierte Warenwirtschaftssysteme. Aber ab wann brauche ich eine WWS? Die Antwort ist erstaunlicherweise sehr Einfach: wenn dein Unternehmen mehrere Logistikzentren oder über 50 Bestellungen am Tag verarbeiten musst, dann ist dein Onlineshop groß genug für den Einsatz eines Warenwirtschaftssystem für onlineshop. Außerdem, WWS-Software ist nicht nur für große Einzelhändler attraktiv. Auch für kleine Warenlager mit einem komplexen E-Commerce-Logistik kann WWS-Software sehr nützlich sein.

Damit das Warenwirtschaftssystem tatsächlich einen Mehrwert bietet, muss es natürlich so gut wie möglich auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden und alle Prozesse im Unternehmen unterstützen. Bei einem Onlineshop mit integrierter WaWi ist der Lagerbestand zu jedem Zeitpunkt bekannt. Dabei können Unternehmen auch auswerten, welche Produkte gut verkauft werden, um das Sortiment zu optimieren. 

Ein Warenwirtschaftssystem bringt viele Vorteile mit sich und kann somit ausschlaggebend zum Unternehmenserfolg beitragen. Einige Nützlichkeiten zeigen wir in folgender Auflistung auf:

  • Zeitersparnis bei der Erstellung von Rechnungen, Aufträgen und Angeboten
  • Transparenz: Echtzeit-Auswertungen
  • Datenpflege: benutzerfreundlich und ordentlich in einem System
  • Kompatibilität: Verwaltung mehrerer Lager
  • Entdecken von Optimierungspotenzialen: Sortimentanordnung, Verkürzung von Speicherpfaden, etc.

 

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem für onlineshop?

Warenwirtschaftssystem für onlineshop gibt es ab 0 € im Monat, aber nur dann, wenn man keine große Anforderungen hat. Realistische monatliche Kosten, die man erwarten kann, sind:

  • Bei 1-2 Mitarbeitern: 100-200 €
  • Bei 3-5 Mitarbeitern: ca 300 €
  • Bei 5-10 Mitarbeitern: ca 450 € 

Im Zusammenhang damit müssen wir über die ERP-Syteme sprechen, die auch teurer sind. Hier geht es auch um eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens. Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Diese Systeme umfassen auch alle Kernprozesse, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind: Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Logistik, Services, Beschaffung usw. Sie stellen Informationen bereit und verarbeiten sie weiter. Auf diese Weise werden Arbeitsabläufe nicht nur deutlich erleichtert und automatisiert, sondern es ergeben sich für das Unternehmen Ersparnisse in Bezug auf Zeit, Kosten sowie Aufwendungen. 

Kurz erklärt, gehen ERP-Systeme noch mehr ins Detail als WWS und stellen mehr Statistiken fertig, haben mehr Funktionalitäten und gelten eher für komplexere Unternehmensbedürfnisse. Daher ist es sinnvoll, dass sie auch teurer sind.

 

Die bekanntesten Warenwirtschaftssysteme

Es gibt zwei Arten von Warenwirtschaftssystem für onlineshop: cloud-basierte Systeme und lokale, sogenannten On-Premises Warenwirtschaftssysteme. Normalerweise sind cloud-basierte Systeme günstiger, aber auch ziemlich beschränkender, da du immer vom Anbieter abhängig bist und stets Internet Zugang benötigst. 

Aber das Geld ist nicht nur das einzige Kriterium, um sich für das richtige WWS zu entscheiden. Dabei müssen andere Kriterien berücksichtigt werden wie die Shopgröße: je größer der Shop ist, desto komplexer sind die Funktionalitäten; der Skalierungsbedarf: je skalierbarer der Shop, desto komplexer ist er. Dies gilt für wachsende Unternehmen; das Budget: je komplexer der Shop, desto teurer wird das WWS, wie beispielsweise ERP-Systeme; bestehendes System: hat man bereits ein WaWi oder ERP implementiert, muss man sich die Frage stellen, ob die Migration zu einem neuen System lohnt.

Einige der bekanntesten Warenwirtschaftssystem für onlineshop sind hier aufgelistet und im Bezug auf die Bedürfnisse und Bedingungen jedes Unternehmens erklärt:

  • JTL-WaWi Warenwirtschaftssystem für kleine und mittelständische Online Shops. JTL-WaWi ist einer der beliebtesten Anbieter für Warenwirtschaft auf dem deutschen E-Commerce Markt. Das Warenwirtschaftssystem funktioniert mit allen gängigen Shopsystemen auf dem Markt und hat APIs für die Integration zu Amazon und eBay Shops.
  • PlentymarketsERP Software für kleine und mittelständische Online Shops mit höherem Budget. Ein Anbieter, der sich speziell auf E-Commerce und Online Shops fokussiert hat. Einer der Marktführer auf dem deutschen Markt, verfügt Plentymarkets wie JTL-WaWi über zahlreiche Integrationsmöglichkeiten und geht über die Funktion für den Warenwirtschaft hinaus.
  • Pixi ERP System für relativ komplexe Online Shops mit Schwerpunkt auf Integration zu Schnittstellen. Ein Anbieter mit hoher Erfahrung und Funktionsumfang für diejenigen, die im Multichannel Vertrieb verkaufen und denen Anbindung an eBay, Amazon und andere Online Shops wichtig ist.
  • Faktura-XPWarenwirtschaftssystem für kleine Online Shops. Ein Anbieter mit günstigen Abonnement-Pläne und über 18 Jahren Erfahrung.
  • Sage100 – Ein weltweit bekannter ERP Anbieter. Sage ist mit seiner Reputation und hohe Funktionsfähigkeit sowie Ausbaufähigkeit weltweit berühmt.
  • Sap Business One – der globale Marktführer im ERP Bereich. Das Unternehmen SAP ist ein ERP Anbieter, dessen ERP Software als das leistungsfähigste überhaupt bezeichnet wird.

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