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Eine professionelle Auftragsverwaltung ist gekennzeichnet durch standardisierte, softwaregestützte Abläufe, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind.

Die Auftragsabwicklung hat zwei Teile: die Erstellung des Angebots und die Auftragsbearbeitung. Die Angebotserstellung umfasst die Unterbreitung einer dem Kundenwunsch entsprechenden Offerte mit Leistungsumfang, Preis und möglichem Liefertermin. Bei der Auftragsbearbeitung geht es darum, dass der Kunde den Auftrag erteilt. Anschließend wird dem Kunden eine Auftragsbestätigung (meist von der Verkaufsabteilung) gesandt und eventuell ein Liefervertrag abgeschlossen.

Die Aufgabe der Auftragsabwicklung sind die folgende:

  1. Angebotserstellung
  2. Überprüfung und Erfassung des Auftrags
  3. Auftragsbestätigung
  4. Erstellen des Lieferscheins und der Versandpapiere
  5. Fakturierung
  6. Weiterleitung der Daten an das Lager
  7. Übergabe an den Kunden
  8. Überprüfung des Zahlungseingangs
  9. Nachträgliche Kundenbetreuung

Je nach Größe des Handelsunternehmens sind Varianten möglich, was die Organisation und die Aufgaben angeht. 

 

Ziele der Auftragsabwicklung.

Die Effizienz ist das Hauptziel von der Auftragsabwicklung, denn eine effektive Auftragsabwicklung senkt die Kosten im Unternehmen, spart Zeit und sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit. 

Bei der Beschaffung (die alle Vorgänge innerhalb des Unternehmens umfasst, die der Bereitstellung von Material für die Produktion dienen) ist das Ziel die effiziente Bereitstellung der richtigen Ware in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge, am richtigen Ort und zum richtigen Preis. 

Bei der Lagerung werden die beschafften Güter im Lager für die anschließende Produktion und Auslieferung bereitgehalten. Um die Kosten niedrig zu halten, bleiben die Waren oft nur kurze Zeit im Lager

Wenn die Produkte hergestellt werden müssen, muss man damit zählen, dass die Anfangs- und Endtermine der Arbeitsschritte so aufeinander abzustimmen, dass die Terminvorgaben der Kunden eingehalten werden können. Bevor ein Produkt zum Versand freigegeben wird, müssen alle notwendigen Kontrollen und Analysen durchgeführt sein.

Die Ware wird in der Spedition für die Lieferung vorbereitet. Am Ende wird die Rechnung erstellt und dem Käufer gesandt.

 

Kennzahlen der Auftragsabwicklung.

Die Qualität der Auftragsabwicklung lässt sich an bestimmten Eigenschaften erkennen. Bei der Organisation oder Überprüfung dieser Vorgänge sollte man im Unternehmen besonderen Wert auf folgende Punkte legen:

  • Termintreue: die Kunden erwarten Zuverlässigkeit, deswegen ist die Einhaltung von Terminen essenziell, damit das Unternehmen am Markt konkurrenzfähig bleiben kann. 
  • Qualität: um Mängel und Fehler rechtzeitig vermeiden sollte man im Ablauf Kontrollen hinsichtlich der Vollständigkeit einer Lieferung oder bestimmter Qualitätsmerkmale von Produkten oder Leistungen vorsehen.
  • Kundenorientierung: die Auftragsabwicklung endet nicht mit der Kontrolle des Zahlungseingangs; Nachbetreuungen sind oft notwendig oder empfehlenswert. Es kann zu Retouren kommen oder der Kunde kann Serviceleistungen in Anspruch nehmen.

Kosten: Eine effizient organisierte Auftragsabwicklung kann die Kosten senken, indem sie beispielsweise Bearbeitungszeiten oder die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert.

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