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Die formale Definition von Bestellung ist die eindeutige Aufforderung an einen Lieferanten, eine Lieferung vorzunehmen. Dabei gibt es zwei Bedeutungen von diesem Begriff. Im betriebswirtschaftlichen Sinne handelt es sich bei einer Bestellung um einen verbindlichen Auftrag an einen Lieferanten, bestimmte Artikel zu liefern. Andererseits sind Bestellungen rechtlich betrachtet Willenserklärungen, die zum Abschluss eines Kaufvertrags benötigt werden.Bestellungen sind rechtsverbindliche Verträge, was bedeutet, dass sie sowohl das Geschäft als auch den Lieferanten zur Rechenschaft ziehen sollen. Wenn es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den beiden Parteien kommt, kann dieser Papierspur dazu beitragen, jede Verwirrung zu beseitigen. Wenn Unternehmen es vernachlässigen, Bestellungen in ihren Bestand Bestellprozessen zu verwenden, wird es viel schwieriger sein, Ausgaben zu erfassen und zu verfolgen oder auf historische Einkaufsdaten zurückzublicken.

Erklärung des Prozesses

Wichtig bei der Bestellung ist die Einholung eines Angebots, um die Bestellung vorbereiten zu können. Zum betrieblichen Einkaufs gehören üblicherweise die Bestellung sowie die Überwachung des Auftrags. Zum Abschluss des Kaufvertrags ist bei einem vorausgehenden Angebot rechtlich keine Bestätigung der Bestellung notwendig, soweit sich diese im Rahmen des Angebots hält. Sie ist aber in der Regel dennoch üblich.

Obwohl es relativ einfach und unkompliziert erscheint, enthält dieses Dokument wichtige Details wie Produktspezifikationen, Mengen, zusätzliche Anweisungen, Service/Artikelpreis, Zahlungsbedingungen und Lieferzeiten

Arten von Bestellungen und Verwendungszweck

Es gibt vier verschiedene Arten von Bestellungen, die Unternehmen nutzen können.  Die Varianten sind sehr ähnlich ist, aber die kleinen Unterschiede können dennoch auf die Effizienz von Transaktionsprozessen auswirken. Deswegen ist es wichtig ist es wichtig, dass der richtige Typ bei der Erstellung einer Bestellung ausgegeben wird.

1. Standardbestellungen (SPO)

Standardbestellungen sind die am häufigsten verwendeten Bestellungen. Bei Verwendung von Standardbestellungen ist der Antrag auf Waren oder Dienstleistungen eine einmalige Anfrage. Dabei sind die Besonderheiten der Bestellung bekannt (Liefertermin, Menge, Beschreibung, Preis.). Beide Parteien sind in einer rechtlichen Vereinbarung verpflichtet, die Zahlung zu machen und die Waren/Dienstleistungen zu senden/empfangen.

Diese Art von Bestellung wird in der Regel erstellt und ausgegeben, wenn die Notwendigkeit für die Waren/Dienstleistungen nicht regelmäßig oder wiederkehrend ist.

2. Geplante Bestellungen (PPO)

Bei geplanter Bestellungen werden die Waren/Dienstleistungen für die Zukunft erwartet. Lieferanten und Käufer schließen eine vorläufige Vereinbarung für laufende Bestellungen, aber der Lieferplan ist lose definiert.

Die geplanten Liefertermine der Bestellung werden abgeschlossen und können später angepasst werden. Beispielsweise könnte die PPO zunächst für 300 Artikel ohne festgesetzten Liefertermin geschrieben und später so angepasst werden, dass 100 Artikel monatlich vom Lieferanten geliefert werden.

 

 3. Rahmenbestellungen (BPO)

Dies ist eine andere Art von Bestellung mit weniger Informationen als die Standardbestellung. BPOs werden häufig verwendet, wenn der Zeitpunkt und die Menge der Waren unsicher bleiben. Dabei weiß das Unternehmen, welcher Service/Gut benötigt wird, aber die Artikelmenge und der Zeitpunkt sind nicht bekannt. 

Der Käufer und der Lieferant werden innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine maximale Menge vereinbaren und wenn die Notwendigkeit entsteht, kann der Käufer eine beliebige Menge von Artikeln bestellen, solange sie unter der maximalen Menge liegt. Diese Art von Bestellungen werden verwendet, um einen besseren Preis innerhalb der garantierten Vereinbarung zu sichern, die wiederkehrende Einkäufe erfordert.

 

4. Vertragsbestellungen (CPO)

Diese Art von Bestellung ist die komplexeste der vier. Sie gelten als Kaufverhältnisse, die die Rechtmäßigkeit der Geschäftsbedingungen für zukünftige Transaktionen begründen.

Bei Vertragsbestellungen besteht eine formelle langfristige Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und dem Käufer. Sie gelten zur Festlegung rechtsverbindlicher Bedingungen für alle Transaktionen in der Zukunft und sie werden als übergreifendes Framework verwendet, in dem Standardbestellungen später erstellt werden können.

CPOs werden von Unternehmen verwendet, um einen Vertrag mit einem Lieferanten zu schließen, wenn sie wissen, dass sie mit ihnen Geschäfte machen möchten, aber die tatsächliche Transaktion wird noch nicht durchgeführt.

 

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