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Eine professionelle Auftragsverwaltung ist gekennzeichnet durch standardisierte, softwaregestützte Abläufe, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind.

Die Auftragsabwicklung hat zwei Teile: die Erstellung des Angebots und die Auftragsbearbeitung. Die Angebotserstellung umfasst die Unterbreitung einer dem Kundenwunsch entsprechenden Offerte mit Leistungsumfang, Preis und möglichem Liefertermin. Bei der Auftragsbearbeitung geht es darum, dass der Kunde den Auftrag erteilt. Anschließend wird dem Kunden eine Auftragsbestätigung (meist von der Verkaufsabteilung) gesandt und eventuell ein Liefervertrag abgeschlossen.

Die Aufgabe der Auftragsabwicklung sind die folgende:

  1. Angebotserstellung
  2. Überprüfung und Erfassung des Auftrags
  3. Auftragsbestätigung
  4. Erstellen des Lieferscheins und der Versandpapiere
  5. Fakturierung
  6. Weiterleitung der Daten an das Lager
  7. Übergabe an den Kunden
  8. Überprüfung des Zahlungseingangs
  9. Nachträgliche Kundenbetreuung

Je nach Größe des Handelsunternehmens sind Varianten möglich, was die Organisation und die Aufgaben angeht.

Ziele der Auftragsabwicklung.

Die Qualität der Auftragsabwicklung lässt sich an bestimmten Eigenschaften erkennen. Bei der Organisation oder Überprüfung dieser Vorgänge sollte man im Unternehmen besonderen Wert auf folgende Punkte legen:

  • Termintreue: die Kunden erwarten Zuverlässigkeit, deswegen ist die Einhaltung von Terminen essenziell, damit das Unternehmen am Markt konkurrenzfähig bleiben kann. 
  • Qualität: um Mängel und Fehler rechtzeitig vermeiden sollte man im Ablauf Kontrollen hinsichtlich der Vollständigkeit einer Lieferung oder bestimmter Qualitätsmerkmale von Produkten oder Leistungen vorsehen.
  • Kundenorientierung: die Auftragsabwicklung endet nicht mit der Kontrolle des Zahlungseingangs; Nachbetreuungen sind oft notwendig oder empfehlenswert. Es kann zu Retouren kommen oder der Kunde kann Serviceleistungen in Anspruch nehmen.
  • Kosten: Eine effizient organisierte Auftragsabwicklung kann die Kosten senken, indem sie beispielsweise Bearbeitungszeiten oder die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert.
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